Todo lo de SysPos Offline, el programa que se instala en tu computadora. Las mismas guías están adentro del programa, en Ayuda, así que las podés leer sin internet.
El orden en que conviene hacer las cosas para empezar hoy. No hace falta tener todo cargado para empezar a vender. Esto es lo mínimo para cobrar hoy; el resto se va completando.
Antes de confiarle el negocio, dejá configurado el respaldo automático. Es lo único que no se puede recuperar después.
1
Poné los datos del negocio: nombre, RTN, dirección y teléfono. Van impresos en cada ticket.
2
Elegí el rubro. Eso prende los módulos que usa tu tipo de negocio y cambia cómo se llaman las cosas en pantalla.
3
Cargá tus productos, aunque sea los veinte que más vendés.
4
Configurá la impresora y hacé una impresión de prueba.
5
Si vas a facturar con CAI, cargá el rango del SAR.
6
Creá los usuarios de quienes van a cobrar, cada uno con su PIN.
7
Vendé algo de prueba y mirá cómo sale el ticket.
Consejos
SysPos funciona sin internet. Todo vive en esta computadora, así que no importa si se cae la señal en medio de la tarde.
Esencial
Guía 02
Conectar la balanza, el lector y la impresora
Para empezar
Qué hay que configurar de cada aparato, y qué no hace falta. La regla general: los aparatos se conectan a Windows, y SysPos los toma de ahí. No instalamos controladores nuestros ni hay que configurar puertos. No hay nada que configurar. Un lector USB se comporta como un teclado: lo conectás y empieza a "escribir" el código. En el POS, hacé clic en el buscador de productos y pasá un producto: el código aparece y el producto se agrega solo. Se instala en Windows una sola vez. SysPos lista las impresoras que Windows ya tiene y vos elegís cuál usar para la caja y cuál para la cocina. Mirá la guía "Conectar la impresora de tickets" para el paso a paso. No se conecta a la computadora. La balanza pesa, imprime una etiqueta con código de barras, y ese código se lee con el mismo lector de siempre. SysPos reconoce que es una etiqueta de balanza y saca de ahí el producto y el peso.
Lo que más falla no es la configuración: es que el código que tiene el producto en la balanza no es el mismo que tiene en SysPos. Si al pasar una etiqueta dice que no encuentra el producto, comparalos dígito por dígito.
1
La balanza
Entrá a Configuración → Dispositivos y bajá hasta Balanza.
2
Prendela.
3
Poné el prefijo que usa tu balanza (en Honduras casi siempre 20).
4
Elegí si la etiqueta trae el PESO o el PRECIO.
5
Poné el divisor: 1000 si el valor viene en milésimas.
6
En la balanza, programá cada producto con el mismo código de 5 dígitos que tiene en SysPos.
Campo
Ejemplo
Qué poner
Prefijo
—
Con qué empieza el código de la balanza. Normalmente 20.
Modo
—
Peso: la etiqueta trae los kilos. Precio: trae el total en lempiras.
Divisor
—
1000 si el valor viene en milésimas (01250 = 1.250 kg).
Código del producto
—
Los 5 dígitos del medio. Tienen que coincidir con el código del producto en SysPos.
Consejos
Si algo no cuadra, en Configuración → Dispositivos hay una prueba del lector: pasás un producto y te dice exactamente qué llegó, si era una etiqueta de balanza y si ese código está en algún producto. Con eso se sabe cuál de las tres cosas falla.
Si conectás una impresora con SysPos ya abierto y no aparece en la lista, cerrá y volvé a abrir SysPos: la lista se arma al entrar a la pantalla de Impresión.
Esencial
Guía 03
El rubro y los módulos
Para empezar
Por qué la pantalla dice "plato" en un restaurante y "producto" en una ferretería. Al elegir el rubro, SysPos propone los módulos que usa ese tipo de negocio y cambia el vocabulario de las pantallas. En un restaurante habla de platos, mesas y comandas; en un taller de celulares, de IMEI y patrón de desbloqueo. Apagar un módulo esconde su pantalla, no borra nada. Si mañana lo volvés a prender, la información sigue ahí igual que la dejaste. Conviene apagar lo que no usás: menos botones es menos lugares donde un empleado nuevo se puede perder.
Consejos
El rubro PROPONE, no manda. Siempre podés prender o apagar cualquier módulo a mano, en Configuración → Módulos.
Esencial
Guía 04
La licencia y las actualizaciones
Para empezar
Se paga una vez. Lo que dura un año son las actualizaciones. La licencia de SysPos es de pago único y no vence. El programa que compraste sigue funcionando siempre, en ese equipo, sin pagar nada más y sin depender de que nosotros existamos. Las actualizaciones. Durante el primer año se reciben todas las versiones nuevas sin costo. Después, si querés seguir recibiendo las nuevas, se renueva por equipo. Si no renovás, no pasa nada: te quedás con la última versión que te tocó, funcionando igual.
La licencia es por computadora. Si cambiás de máquina o formateás, escribinos para liberarla y activarla en la nueva.
Esencial
Guía 05
Varias empresas en la misma computadora
Para empezar
Dos negocios distintos, cada uno con su información aparte. Cada empresa tiene su propia información: sus productos, sus ventas, sus clientes, su CAI. No se mezclan nunca. Se cambia de una a otra desde el engranaje que está junto a "Empresa", en la pantalla donde se elige el usuario.
Los respaldos también son por empresa. Si tenés dos, acordate de respaldar las dos.
Recomendada
Guía 06
Cobrar
Vender
La pantalla de venta, de principio a fin.
1
Buscá el producto por nombre o pasá el código con el lector.
2
Ajustá la cantidad si hace falta.
3
Tocá cobrar.
4
Elegí la forma de pago y escribí el monto recibido: el vuelto se calcula solo.
5
Si piden factura con RTN, cargalo antes de cobrar.
Consejos
Se puede dejar un pedido en espera y atender a otro cliente. Útil cuando alguien se olvidó algo y va a buscarlo.
Se puede cobrar con dos formas de pago en la misma venta: una parte en efectivo y otra con tarjeta.
Si el monto recibido es muchísimo más grande que el total, SysPos te avisa antes de dar el vuelto. Es el error de tipear 10000 en una venta de 246.
El teclado numérico en pantalla aparece solo cuando estás usando el dedo, y se esconde cuando usás el mouse. Si querés que esté siempre o nunca, se cambia en Configuración → Comportamiento del POS.
Recomendada
Guía 07
Apartados
Vender
Mercadería reservada que el cliente paga de a poco. Un apartado NO es una venta al crédito. La mercadería sale del inventario disponible —para que no se la vendan a otro— pero la venta nace el día que el cliente termina de pagar y se lo lleva.
Consejos
Los abonos entran a la caja el día que los pagan.
La factura se emite al entregar, no al apartar.
Si el cliente no vuelve, se cancela el apartado y la mercadería regresa al inventario.
Cada abono se puede imprimir como comprobante. Dice claramente que NO ES FACTURA y muestra cuánto queda pendiente.
Opcional
Guía 08
El historial de un producto (kardex)
Inventario
Todo lo que entró y salió, con quién y cuándo. Contesta la pregunta de "¿por qué este producto dice 3 si yo compré 20?". Cada venta, compra, devolución, ajuste, traslado y conteo deja su renglón, con la fecha, el documento, quién lo hizo y el saldo que quedó después. Desde la misma pantalla se puede corregir la existencia. El motivo es obligatorio: un ajuste a ciegas es justo lo que este historial existe para evitar. Queda anotado con tu nombre.
1
Entrá a Historial de existencias.
2
Elegí el producto.
3
Filtrá por período o por tipo de movimiento si hay mucho.
Consejos
Si el producto tiene más movimientos de los que entran en pantalla, arriba dice "Mostrando 500 de 1.240" y hay un botón para traer el resto. Las entradas y salidas del encabezado siempre son del total, no de lo que se está viendo.
Opcional
Guía 09
Contar el inventario (auditoría)
Inventario
Comparar lo que dice el sistema con lo que hay en el estante. Al finalizar, cada diferencia deja su apunte en el historial del producto con el motivo que escribiste. Si no escribiste ninguno, queda como "Faltante en conteo" o "Sobrante en conteo".
1
Entrá a Auditoría y creá un conteo nuevo.
2
Elegí qué categorías vas a contar, o todas.
3
Andá contando y escribiendo lo que encontrás de cada producto.
4
Si ya revisaste toda la tienda, usá "poner en 0 lo no contado": lo que no apareció, simplemente no está.
5
Revisá el resumen de faltantes y sobrantes.
6
Finalizá. Ahí recién se aplica al inventario.
Consejos
Mientras el conteo está abierto NO se toca el inventario. Podés contar durante tres días y seguir vendiendo: un conteo a medias nunca deja el stock peor de como estaba.
Opcional
Guía 10
Qué comprar
Inventario
Qué reponer según lo que de verdad se vende, y dónde está dormida la plata. No mira sólo el stock mínimo: mira a qué ritmo se vende cada cosa. Un producto con 10 unidades que vende 5 por día es urgente; uno con 10 que vende 1 por mes, no. La otra mitad del informe muestra lo contrario: mercadería que lleva meses sin moverse. Es plata que está en el estante en vez de estar en la caja, y normalmente es más de lo que uno cree.
Las facturas anuladas no cuentan como demanda. Una venta que se anuló no es señal de que ese producto se vende.
Opcional
Guía 11
Lo que de verdad te cuesta la mercadería
Inventario
El flete y la merma repartidos, no ignorados. Casi todos los sistemas guardan como costo lo que dice la factura del proveedor. Pero el flete, el acarreo y lo que se rompió en el camino también costaron, y salen de tu bolsillo. El informe de costo real te dice, en plata, la diferencia: "creías que ganabas 32%, te queda 10.7%". Es el número con el que se decide si ese proveedor conviene o no.
Consejos
El flete se reparte entre los productos de la compra, por valor: lo caro carga más flete que lo barato.
La merma se reparte entre lo que quedó vendible: si de 100 llegaron 10 rotos, los 90 buenos tienen que pagar los 100.
Opcional
Guía 12
Cerrar la caja
El dinero
Contar el dinero sin ver antes cuánto debería haber. Si está prendido, el cajero NO ve cuánto debería haber antes de contar. Es la diferencia entre un conteo y un trámite: si ve el número esperado, un faltante nunca aparece, porque se "cuadra" el conteo al número de la pantalla. El dueño sí ve todo, siempre.
1
Al terminar el turno, entrá a Caja y elegí cerrar.
2
Contá el dinero y escribí el total.
3
Guardá. Ahí se compara con lo que debería haber.
Consejos
Los faltantes y los sobrantes se suman por cajero y por separado. Un cajero que siempre tiene faltantes de 20 y sobrantes de 20 no es lo mismo que uno que cuadra: el primero está contando mal.
Opcional
Guía 13
Lo que te deben
El dinero
Ventas al crédito, abonos y comprobante para el cliente. Una venta al crédito queda con saldo pendiente a nombre del cliente. Desde "Por cobrar" se ve quién debe, cuánto y desde cuándo, y se registran los abonos. También se le puede mandar el estado de cuenta por WhatsApp, si el cliente tiene teléfono cargado.
1
Entrá a Por cobrar y buscá al cliente.
2
Tocá registrar abono.
3
Escribí el monto. No te deja poner más de lo que debe.
4
Imprimile el comprobante del abono.
Consejos
El comprobante dice NO ES FACTURA y muestra el saldo que queda. Es el papel que evita el "yo ya le pagué".
Esencial
Guía 14
Configurar el CAI y el rango del SAR
Facturación SAR
Dónde va cada dato del papel que te dio el SAR. SysPos trabaja bajo el régimen de facturación por computadora (autoimpresor). El SAR te autoriza un CAI y un rango de números, y el sistema los imprime en cada factura. No hay conexión con el SAR en el momento de la venta: por eso funciona aunque se caiga internet. En cada factura salen el RTN del negocio, el CAI, el rango autorizado, la fecha límite de emisión, el número de la factura, el desglose de gravado, exento e ISV, y la leyenda obligatoria. Si algo de eso no se ve, revisá el diseño del ticket antes de seguir facturando.
El SAR no autoriza "un CAI para el negocio": autoriza un CAI y un rango POR CADA tipo de documento. La factura lleva el suyo y la nota de crédito el suyo, y sus numeraciones corren por separado. En SysPos se cargan por separado también.
Si ya venías facturando a mano o con otro sistema, en "Siguiente" NO pongas el "Desde": poné el número que sigue al último que emitiste. Si no, vas a repetir correlativos, y eso sí es un problema con el SAR.
1
Cómo cargarlo
Entrá a Configuración → Facturación SAR.
2
Prendé la facturación fiscal.
3
Cargá primero el rango de "Factura" con los datos del papel.
4
Si el SAR también te autorizó notas de crédito, cargá ese rango aparte.
5
Guardá y hacé una venta de prueba para ver el ticket completo.
Campo
Ejemplo
Qué poner
CAI
—
El código largo con guiones que te dio el SAR. Tal cual.
Establecimiento
—
Los tres dígitos del local. Normalmente 000 si tenés uno solo.
Punto de emisión
—
Los tres dígitos de la caja. Normalmente 001.
Tipo de documento
—
01 para factura, 03 para nota de crédito.
Desde / Hasta
—
El rango de números que te autorizaron.
Siguiente
—
En cuál va a empezar. La primera vez, el mismo "Desde".
Fecha límite de emisión
—
La fecha del papel. Después de esa fecha no se puede emitir.
Consejos
Se puede decidir venta por venta si va con factura fiscal o no. En la pantalla de cobro hay un interruptor de factura oficial: apagado, esa venta no consume un número del rango.
Esencial
Guía 15
Cuando se acaban los números o vence el CAI
Facturación SAR
Qué avisa SysPos, cuándo, y qué hacer antes de quedar parado. Quedarse sin números en medio de una venta deja al negocio sin poder facturar, y pedirle un CAI nuevo al SAR no es de un día para otro. Por eso SysPos avisa con tiempo, en el panel de inicio.
Avisa por cada tipo de documento por separado. Podés tener facturas de sobra y estar a punto de quedarte sin notas de crédito.
Los números del rango viejo que no se usaron NO se usan nunca más. No se "aprovechan" después ni se mezclan con el rango nuevo.
1
Cuando llega el CAI nuevo
Configuración → Facturación SAR.
2
Reemplazá el CAI, el rango "Desde/Hasta" y la fecha límite por los del papel nuevo.
3
En "Siguiente" poné el primer número del rango nuevo.
4
Guardá y hacé una venta de prueba.
Campo
Ejemplo
Qué poner
Quedan 50 o menos
—
Aviso amarillo: "Te quedan N de factura". Hora de tramitar.
Se agotó el rango
—
Aviso rojo. No se puede emitir más hasta cargar un CAI nuevo.
Faltan 30 días o menos para la fecha límite
—
Aviso amarillo, aunque sobren números.
Ya pasó la fecha límite
—
Aviso rojo. El rango no sirve más, aunque queden números.
Esencial
Guía 16
Anular una factura
Facturación SAR
Qué pasa con la mercadería, con el número y con los informes. Anular es para una factura que se emitió mal y no debió existir. Es distinto de una devolución, donde el cliente compró bien y después trajo la mercadería de vuelta.
Si el cliente ya se llevó el papel, anular en el sistema no alcanza por sí solo. Preguntale a tu contador si ese caso necesita nota de crédito.
1
Entrá a Ventas y buscá la factura.
2
Abrila y elegí anular.
3
Escribí el motivo. Queda guardado y aparece en la bitácora.
Consejos
La mercadería vuelve al inventario, marcada como "Factura anulada". No se mezcla con un ajuste a mano: en una revisión se tiene que poder distinguir.
El número NO se reutiliza. Ese correlativo queda consumido y justificado, que es lo que pide el SAR.
Sale de todos los informes de ventas, menos del libro de ventas, donde aparece marcada como anulada.
Esencial
Guía 17
Facturar con el RTN del cliente
Facturación SAR
El "¿se la hago con RTN?" del mostrador, sin teclear dos veces. Cuando alguien pide la factura con su RTN es para usar el ISV como crédito fiscal. No hace falta crearle una ficha de cliente antes: se dicta y se imprime.
1
En la pantalla de cobro, tocá "Agregar RTN del cliente".
2
Escribí el RTN. Si ese RTN ya está guardado, el nombre se llena solo.
3
Si es nuevo, escribí el nombre o la razón social.
4
Dejá marcado "Guardar este cliente" y cobrá.
Consejos
Guardarlo es lo que evita el desorden: el mismo RTN escrito de tres formas distintas le aparece al contador como tres clientes. La próxima vez que dicten ese RTN, el nombre sale igual.
El RTN se compara sólo por los números, así que da igual si se guardó con guiones y lo dictan sin ellos.
Si escribís un nombre distinto al guardado, te ofrece corregirlo. No lo cambia solo.
Las facturas ya emitidas no cambian nunca, aunque después se corrija la ficha del cliente.
Un RTN hondureño tiene 14 dígitos. Si faltan, SysPos avisa pero deja imprimir igual: el que sabe su RTN es el cliente, y trabar la venta con cola es peor.
Recomendada
Guía 18
Conectar la impresora de tickets
Impresión
Una térmica de 58 u 80 mm, sin instalar el disco del fabricante. Si en el ticket de prueba las ñ y los acentos salen como símbolos raros, apagá el ajuste de acentos en Configuración → Dispositivos. El ticket va a salir sin tildes pero legible, que es lo que importa en un papel de 8 centímetros.
El ancho del papel importa más de lo que parece. Si está mal, los renglones se cortan o se parten por la mitad. Medí el papel: 58 mm es el chiquito, 80 mm el ancho.
1
Conectá la impresora por USB y encendela.
2
En Windows, abrí Dispositivos e impresoras y agregá una impresora.
3
Si no la encuentra sola, elegí agregarla manualmente por el puerto USB que aparezca.
4
Como fabricante elegí "Generic" y como modelo "Generic / Text Only".
5
Ponele un nombre fácil, tipo "Caja".
6
En SysPos, entrá a Configuración → Dispositivos, elegí esa impresora y el ancho del papel (58 u 80 mm).
7
Tocá el botón de probar recibo. Tiene que salir un ticket de prueba.
Consejos
No hace falta el disco ni el programa del fabricante. Con el controlador "Generic / Text Only" que ya trae Windows alcanza, y da menos problemas.
Recomendada
Guía 19
No imprime
Impresión
Qué revisar, en orden, cuando no sale el ticket.
1
Que tenga papel y que la tapa esté bien cerrada. Si la luz parpadea, casi siempre es eso.
2
Que esté encendida y el cable USB firme en las dos puntas.
3
En Windows, Dispositivos e impresoras: que no diga "Sin conexión" ni tenga trabajos trabados. Si hay trabajos viejos, cancelalos todos.
4
En SysPos, Configuración → Dispositivos: que la impresora elegida sea la correcta, y probá el botón de prueba.
Consejos
Sale todo corrido o cortado: revisá el ancho del papel.
Salen símbolos raros en vez de letras: apagá el ajuste de acentos.
Sale en blanco: el papel térmico va de un solo lado. Probá dándolo vuelta.
Sale muy claro: el rollo puede estar viejo o la cabeza sucia. Pasale un algodón con alcohol.
Si tenés dos impresoras —caja y cocina— probá cada una con su propio botón de prueba. Están configuradas por separado.
Recomendada
Guía 20
La comanda de cocina
Impresión
Que lo que se pide salga impreso donde se cocina. En modo restaurante, lo que se pide en el salón sale impreso en la cocina. La cocina y la barra pueden tener impresoras distintas: las bebidas van a la barra y la comida a la cocina. Si la mesa pide más cosas después, sale una comanda nueva sólo con lo agregado, marcado como tal. La cocina no vuelve a preparar lo que ya mandó.
El ancho de la comanda se configura aparte del de la caja. Son impresoras distintas y muchas veces de distinto tamaño.
1
Configuración → Dispositivos: elegí la impresora de cocina y la de barra.
2
Poné el ancho del papel de cada una.
3
Probá con el botón de probar comanda.
Recomendada
Guía 21
Varias cajas en la misma tienda
Varias cajas
Dos o más computadoras cobrando sobre el mismo inventario. Una computadora guarda toda la información y las demás se conectan a ella. Todas ven el mismo inventario al instante: si en la caja 1 se vende la última unidad, en la caja 2 ya no aparece. Elegí la que se queda encendida mientras la tienda está abierta. Si se apaga, las otras cajas no pueden cobrar. Antes de guardar, prueba la conexión. Si algo está mal, te lo dice ahí mismo y no en la primera venta con un cliente enfrente. Algunos routers no dejan pasar el tipo de mensaje que usa la búsqueda automática. En ese caso, en la misma pantalla tocá "Escribir la dirección a mano" y poné la dirección que aparece en la computadora principal, en Configuración → Varias cajas.
Hay adaptadores wifi USB que se duermen para ahorrar energía. El síntoma engaña: desde la principal sí se llega a la otra caja, pero desde la caja no se llega a la principal. Se arregla en Administrador de dispositivos → el adaptador → Administración de energía → desmarcar "Permitir que el equipo apague este dispositivo".
Nunca redirijas este puerto en el router para entrar desde internet. Para otra sucursal está la guía "Conectar una caja de otra sucursal", que lo hace por un túnel cifrado.
1
En la computadora principal
Entrá a Configuración y buscá "Varias cajas en la misma tienda".
2
Prendé "Esta es la computadora principal".
3
Fijate que diga "Atendiendo" en verde.
4
Anotá el código de conexión que aparece en grande. Son nueve letras y números, tipo ABC-DEF-GHJ.
5
En la otra caja
Abrí SysPos y quedate en la pantalla donde se elige el usuario.
6
Tocá el engranaje que está junto a "Empresa".
7
Elegí "Conectar a otra computadora".
8
Esperá: la busca sola en la red. Cuando aparezca el nombre de tu negocio, tocalo.
9
Escribí el código de conexión y guardá.
Consejos
Es el mismo SysPos en las dos computadoras. No se instala ningún programa de servidor aparte.
El código no lleva ni ceros ni oes, ni unos ni íes, justamente para que se pueda dictar por teléfono sin que nadie adivine cuál era.
Las dos computadoras tienen que estar en la MISMA red: el mismo router, no una en el wifi del vecino.
Revisá que en la principal diga "Atendiendo" y no "Detenido".
Si Windows tiene esa red marcada como pública, bloquea las conexiones que entran. SysPos te lo avisa en la misma pantalla y te dice cómo cambiarla a privada.
La principal conviene que vaya por cable. Si se cae el wifi, ninguna caja puede cobrar.
Recomendada
Guía 22
Conectar una caja de otra sucursal
Varias cajas
Una caja lejos, por internet, sin dejar el negocio expuesto. Se conecta igual que una caja del local, pero por un túnel privado (una VPN) que deja las dos computadoras como si estuvieran en la misma red. Es gratis, se instala una vez y después se olvida. Windows bloquea lo que entra por la VPN aunque SysPos tenga permiso para la red del local. En vez de apagar el cortafuegos —que es lo que recomiendan otros sistemas y es una mala idea— se le abre la puerta a esa caja y a ninguna más.
No hay otra forma. Abrir el puerto de SysPos directo a internet dejaría la información del negocio al alcance de cualquiera que pruebe códigos todo el día. Si alguien te ofrece "redirigir el puerto en el router", no lo hagas.
Si vas a numerar las facturas por sucursal, cada una necesita su propio CAI y su propio rango del SAR. Hablalo con tu contador antes de empezar a facturar desde la segunda sucursal.
1
1. Armar la red privada
Instalá Radmin VPN en la computadora principal.
2
Abrilo y tocá "Crear red". Ponele un nombre y una clave, y anotá las dos cosas.
3
Instalá Radmin VPN en la computadora de la otra sucursal.
4
Ahí tocá "Unirse a una red" y escribí el mismo nombre y la misma clave.
5
Cuando quede unida, las dos computadoras se van a ver en la lista de Radmin, cada una con su dirección.
6
2. Darle permiso a esa caja
En la computadora principal, entrá a Configuración → Varias cajas.
7
Bajá hasta "Una caja en otra sucursal".
8
Tocá "Autorizar una caja remota".
9
Escribí la dirección que Radmin le muestra a la caja de la otra sucursal (algo como 26.14.90.3).
10
Windows va a pedir permiso de administrador: tocá "Sí".
11
3. Conectar la caja
En la otra sucursal, abrí SysPos y quedate en la pantalla del usuario.
12
Engranaje junto a "Empresa" → "Conectar a otra computadora".
13
La búsqueda automática no funciona por VPN, así que tocá "Escribir la dirección a mano".
14
Poné la dirección que Radmin le da a la computadora principal.
15
Escribí el código de conexión de SysPos y guardá.
Consejos
Internet en las dos sucursales.
Que la computadora principal quede encendida mientras la otra sucursal trabaja.
Radmin VPN instalado en las dos computadoras. Es gratis, no pide crear cuenta y se baja de radmin-vpn.com.
Sirve cualquier VPN (Tailscale, ZeroTier, la que ya use tu proveedor). Acá se explica con Radmin porque es la más simple. Lo único que SysPos necesita es que las dos computadoras se vean.
Esa autorización vale para una sola dirección, un solo puerto y este solo programa. Podés quitarla cuando quieras desde la misma pantalla, por ejemplo si cerrás esa sucursal.
Va un poco más lento que en el local: una venta puede tardar un segundo o dos más. Es normal, el dato viaja por internet.
El inventario sigue siendo uno solo. Las dos sucursales ven el mismo número.
Si se corta internet en cualquiera de las dos puntas, la caja remota no puede cobrar y te lo dice en pantalla. Lo ya vendido no se pierde: está en la principal.
Revisá que Radmin esté conectado en las dos computadoras, en verde.
Probá desde la caja remota si "ve" a la principal: abrí Radmin y tocá el ping sobre la computadora principal.
Si el ping llega pero SysPos no conecta, falta el permiso del paso 2, o la dirección que autorizaste no es la que tiene esa caja hoy.
Si Radmin cambió las direcciones, volvé a autorizar la nueva.
Recomendada
Guía 23
Se perdió la conexión con la principal
Varias cajas
Qué significa el cartel que tapa la pantalla y qué revisar. Cuando una caja deja de hablar con la computadora principal, SysPos tapa la pantalla con un aviso. Tapa a propósito: dejar seguir cobrando sin base sería peor, porque el cajero marcaría productos que no se van a guardar y se enteraría al final, con el cliente enfrente. Mientras la principal no vuelva, esa caja no puede cobrar. Si hay cola, lo práctico es pasar a cobrar en la computadora principal, que sí tiene todo. No conviene abrir una empresa local aparte "para salir del paso": esas ventas quedarían en otra base y después hay que pasarlas a mano.
1
Qué revisar, en orden
Que la computadora principal esté encendida y con SysPos abierto.
2
Que no se haya desconectado el cable de red, o que el wifi siga conectado en las dos.
3
Si es una caja de otra sucursal: que Radmin VPN esté conectado en las dos computadoras.
4
Tocá "Reintentar" en el cartel. Si vuelve, seguís trabajando donde estabas.
Consejos
Lo que ya se vendió NO se perdió. Está guardado en la computadora principal.
Opcional
Guía 24
Todo para el contador, en un solo paquete
Para el contador
Los seis informes del mes en un .zip listo para adjuntar al correo. Antes había que exportar cinco informes por separado, cada uno con su botón y su diálogo de guardar. Se exportaban tres, se olvidaba el cuarto, y el contador escribía a los dos días. El botón "Todo para el contador" arma el paquete completo de una sola vez. Son archivos CSV: se abren con Excel, con Google Sheets o con cualquier programa de planilla. Si al abrirlos en Excel los acentos salen raros, abrí Excel primero, andá a Datos → Obtener datos → Desde un archivo de texto y elegí codificación UTF-8.
El paquete sale del período que elegiste arriba. Si lo mandás el 3 del mes siguiente sin cambiar las fechas, vas a estar mandando el mes equivocado.
1
Entrá a Informes.
2
Arriba, elegí el período: normalmente del 1 al último día del mes.
3
Tocá "Todo para el contador".
4
Mirá la lista: te dice qué lleva cada archivo y cuántas filas tiene.
5
Tocá "Guardar el paquete" y elegí dónde dejarlo.
6
Adjuntá ese .zip al correo de tu contador.
Campo
Ejemplo
Qué poner
1 · Libro de ventas
—
Una fila por factura del período, con las anuladas marcadas.
2 · Libro de compras
—
Lo que se le compró a cada proveedor.
3 · Declaración de ISV
—
El ISV cobrado menos el pagado: lo que hay que declarar.
4 · Inventario valorizado
—
Las existencias de hoy, valorizadas al costo.
5 · Faltantes de traslado
—
Mercadería que salió de una sucursal y no llegó a la otra.
6 · Costo real
—
Flete y merma repartidos: lo que de verdad costó vender.
Consejos
El paquete se arma siempre completo, aunque algo venga vacío. Un mes sin compras manda el libro de compras vacío pero con su encabezado: el contador tiene que poder ver que no hubo, no quedarse esperando un archivo que nunca llegó.
Opcional
Guía 25
La declaración mensual del ISV
Para el contador
De dónde sale el número que se declara y qué NO incluye. En Informes hay un resumen que dice, para el período elegido, cuánto ISV se cobró en las ventas y cuánto se pagó en las compras. La diferencia es lo que se declara. Es un resumen de lo que pasó por la caja, no una declaración armada. No conoce retenciones, pagos a cuenta, notas de crédito de proveedores que no se cargaron, ni tu situación particular ante el SAR. Sirve para que el contador parta de un número correcto y para que vos sepas, antes de que llegue la fecha, más o menos cuánto hay que separar.
Las facturas anuladas no suman. Salen de todos los informes menos del libro de ventas, donde tienen que aparecer marcadas como anuladas: el SAR exige que el correlativo esté justificado, no que desaparezca.
Quien presenta la declaración es tu contador. SysPos te da los datos; la responsabilidad de lo declarado es tuya y de él.
Campo
Ejemplo
Qué poner
ISV cobrado
—
El impuesto que pagaron tus clientes en tus ventas.
ISV pagado
—
El impuesto que vos pagaste al comprarle al proveedor.
A pagar
—
Cobrado menos pagado. Si da negativo, quedó saldo a favor.
Opcional
Guía 26
Libro de ventas y libro de compras
Para el contador
Un renglón por documento, como lo pide el SAR. En Informes, las pestañas "Libro de ventas" y "Libro de compras" muestran un renglón por documento, con la fecha, el número, a quién se le facturó, el gravado, el exento, el ISV y el total. Esto importa más de lo que parece. Cada venta guarda su propia copia del nombre y del RTN con que se emitió. Si meses después se le corrige la razón social a un cliente, sus facturas viejas NO cambian: el libro sigue coincidiendo con los papeles que ya se entregaron.
Consejos
Si se facturó con RTN, sale ese nombre y ese RTN.
Si no, sale "Consumidor Final" sin RTN, que es lo correcto.
Las anuladas aparecen marcadas. El correlativo no se reutiliza nunca.
Cuando alguien dicta su RTN en el mostrador, SysPos te ofrece guardarlo como cliente. La próxima vez el nombre se llena solo y sale escrito igual: así el mismo RTN no termina como tres clientes distintos en el libro.
Esencial
Guía 27
Respaldos
Respaldos y seguridad
Lo único que no se puede recuperar si se quema la computadora. Desde la misma pantalla se elige el archivo de respaldo y se restaura. Ojo: eso reemplaza la información actual por la del respaldo. Todo lo que se haya hecho desde esa fecha se pierde, así que conviene hacer un respaldo de lo actual antes de restaurar uno viejo.
Toda la información del negocio vive en esta computadora. Si se daña el disco y no hay respaldo, no hay nada que recuperar. Ni nosotros podemos: no tenemos una copia de tus datos.
Un respaldo que vive en el mismo disco que la base no sirve para lo peor. Si se quema la computadora, se quema con todo adentro. Tiene que haber una copia FUERA del local.
1
Entrá a Configuración → Respaldos.
2
Dejá prendido el respaldo automático.
3
Una vez por semana, hacé un respaldo manual a una memoria USB y llevátela.
Esencial
Guía 28
Usuarios y permisos
Respaldos y seguridad
Cada quien con su PIN, y cada quien viendo lo suyo. Cada persona que cobra tiene su usuario y su PIN. No es burocracia: es lo que hace que cada venta, cada ajuste y cada cierre de caja quede con un nombre.
Consejos
Al cajero conviene no darle permiso de ajustar existencias ni de ver los informes de ganancia.
El permiso de anular ventas es el más delicado: con él se puede cobrar, guardar el dinero y anular.
Hay un administrador principal que no se puede borrar ni degradar a cajero. Es a propósito: evita quedarse sin nadie que pueda entrar.
Esencial
Guía 29
Olvidé el PIN
Respaldos y seguridad
Cómo volver a entrar sin perder nada. Si hay otro usuario administrador, lo más rápido es entrar con él y cambiarle el PIN al que se olvidó.
1
Si nadie puede entrar
En la pantalla de ingreso, buscá la opción de recuperar el PIN.
2
Te va a mostrar un código del equipo.
3
Mandanos ese código por WhatsApp.
4
Te devolvemos un código de desbloqueo.
Consejos
Ese código sirve sólo en ese equipo y sólo ese día. No es una contraseña maestra: a nosotros no nos sirve para entrar a tu negocio.
Esencial
Guía 30
La bitácora: quién hizo qué
Respaldos y seguridad
Quién bajó ese precio, quién anuló esa venta, quién cerró descuadrado. La bitácora guarda un año de historia: ventas, anulaciones, cambios de precio, ajustes de existencia, movimientos de caja, traslados y entradas al sistema, cada uno con el nombre de quien lo hizo y la hora. Es la diferencia entre sospechar y saber. En un negocio con empleados, la mayoría de las preguntas incómodas se contestan acá en dos minutos.
1
Entrá a Bitácora.
2
Filtrá por período o por tipo de movimiento.
3
Buscá por nombre de usuario o por número de documento.
¿Te quedó una duda?
Escribinos por WhatsApp desde tu panel de facturación y te acompañamos en la configuración.
